文書組
臺中市立大墩國民中學檔案管理及檔案庫房管理要點 100.06.30校務會議通過
壹、總則
一、 依據臺中市政府及所屬各機關檔案管理作業要點訂定本要點。
二、 本校檔案管理，除檔案法及其相關子法或其他法律另有規定者外，依本要點之規定。
三、 本校檔案管理，以集中管理為之。
四、 檔案管理之電子化作業依機關電子檔案管理作業要點辦理。
貳、點收
五、 各處室辦畢案件，承辦單位或文書單位應依電子檔案管理作業要點辦理。
六、 歸檔案件如有下列情形之一者，檔案管理單位應退回承辦單位補正：
(一) 案件或其附件不全，或附件未經簽准而抽存。
(二) 案件污損或內容不清楚。
(三) 案件未編列文號或文號有誤。
(四)案件未填註保存年限或分類號。
七、 各處室辦畢案件已逾歸檔期限仍未歸檔者，文書檔案系統主動發出稽催郵件。
八、 檔案管理單位應每月彙集統計檔案歸檔案件數量，並製作公文電子交換暨線上簽核統計表，於次月五日前上傳檔案局。
參、分類編案
九、 本校編製檔案保存年限區分表，依臺中市政府檔案分類及保存年限區分表編製說明原則編製。
十、立案編目應依公文整合資訊系統立案編目規定辦理：
肆、保管
十一、檔案經整理後，應依下列方式辦理上架：
(一) 按檔號大小順序，小者在左，大者在右；由左至右，由上至下直立排列。
(二) 檔案架應預留架位空間，以利後續檔案排架。
(三) 檔案架應依檔案之年度或檔號範圍等項目簡明標示，並定期查檢有無標示脫落或需更改等情事。
十二、各機關為保管檔案，應設置檔案庫房。
十三、檔案庫房宜採單一出入口門禁管制，非檔案管理人員，未經許可者，不得擅自進入。
伍、檢調
十四、借調檔案以與承辦業務有關者為限，並經單位主管核准。
因業務需要，借調非主管案件時，先經本單位主管核章後，送會承辦業務主管同意，或簽請本機關權責長官核准。
借調機密等級以下者，應經業務承辦單位主管核准；借調極機密以上等級者，應經機關幕僚長以上核准。
檔案管理單位應對調出之檔案於適當空白處逐頁加蓋騎縫章。
機關間借調檔案，應備函提出請求，並經本機關權責長官核准後辦理。
十五、依法有權調用檔案之機關，調用檔案時，應備函載明法律依據、調用目的及調用期間，由業務承辦單位依來函簽辦，經本機關權責長官核准後，向檔案管理單位辦理調卷，並負責稽催之責。
十六、申請借調檔案時，應以案件或案卷為單元，並由調案人填具調案單。
十七、對於已逾歸還期限且未辦理展期者，檔案管理人員應定期製作逾期未歸還檔案稽催單向調案人或所屬單位辦理催歸，並陳報權責長官。
陸、清理(銷毀、移轉)
十八、檔案管理單位每二年應辦理檔案清理一次。
十九、機密檔案未經解密，不得銷毀。
二十、本校對於已屆保存年限之檔案，應由檔案管理單位製作檔案銷毀目錄，送會相關單位確認後，函送本市文化局、國史館檢選。
文書組負責公文之總收、分、發、與繕打、校對、用印、郵寄以及公文稽催、檔案管理和全校各單位教職員郵件之分發處理等事務。
壹、總則
一、 依據臺中市政府及所屬各機關檔案管理作業要點訂定本要點。
二、 本校檔案管理，除檔案法及其相關子法或其他法律另有規定者外，依本要點之規定。
三、 本校檔案管理，以集中管理為之。
四、 檔案管理之電子化作業依機關電子檔案管理作業要點辦理。
貳、點收
五、 各處室辦畢案件，承辦單位或文書單位應依電子檔案管理作業要點辦理。
六、 歸檔案件如有下列情形之一者，檔案管理單位應退回承辦單位補正：
(一) 案件或其附件不全，或附件未經簽准而抽存。
(二) 案件污損或內容不清楚。
(三) 案件未編列文號或文號有誤。
(四)案件未填註保存年限或分類號。
七、 各處室辦畢案件已逾歸檔期限仍未歸檔者，文書檔案系統主動發出稽催郵件。
八、 檔案管理單位應每月彙集統計檔案歸檔案件數量，並製作公文電子交換暨線上簽核統計表，於次月五日前上傳檔案局。
參、分類編案
九、 本校編製檔案保存年限區分表，依臺中市政府檔案分類及保存年限區分表編製說明原則編製。
十、立案編目應依公文整合資訊系統立案編目規定辦理：
肆、保管
十一、檔案經整理後，應依下列方式辦理上架：
(一) 按檔號大小順序，小者在左，大者在右；由左至右，由上至下直立排列。
(二) 檔案架應預留架位空間，以利後續檔案排架。
(三) 檔案架應依檔案之年度或檔號範圍等項目簡明標示，並定期查檢有無標示脫落或需更改等情事。
十二、各機關為保管檔案，應設置檔案庫房。
十三、檔案庫房宜採單一出入口門禁管制，非檔案管理人員，未經許可者，不得擅自進入。
伍、檢調
十四、借調檔案以與承辦業務有關者為限，並經單位主管核准。
因業務需要，借調非主管案件時，先經本單位主管核章後，送會承辦業務主管同意，或簽請本機關權責長官核准。
借調機密等級以下者，應經業務承辦單位主管核准；借調極機密以上等級者，應經機關幕僚長以上核准。
檔案管理單位應對調出之檔案於適當空白處逐頁加蓋騎縫章。
機關間借調檔案，應備函提出請求，並經本機關權責長官核准後辦理。
十五、依法有權調用檔案之機關，調用檔案時，應備函載明法律依據、調用目的及調用期間，由業務承辦單位依來函簽辦，經本機關權責長官核准後，向檔案管理單位辦理調卷，並負責稽催之責。
十六、申請借調檔案時，應以案件或案卷為單元，並由調案人填具調案單。
十七、對於已逾歸還期限且未辦理展期者，檔案管理人員應定期製作逾期未歸還檔案稽催單向調案人或所屬單位辦理催歸，並陳報權責長官。
陸、清理(銷毀、移轉)
十八、檔案管理單位每二年應辦理檔案清理一次。
十九、機密檔案未經解密，不得銷毀。
二十、本校對於已屆保存年限之檔案，應由檔案管理單位製作檔案銷毀目錄，送會相關單位確認後，函送本市文化局、國史館檢選。
文書組負責公文之總收、分、發、與繕打、校對、用印、郵寄以及公文稽催、檔案管理和全校各單位教職員郵件之分發處理等事務。
